MicrosoftBookingsでスケジュールを簡単に管理する方法

予約では、Officeは、予定や会議のスケジュール設定のプロセスを簡素化することにより、最前線の労働者に焦点を合わせます。

予定や会議の管理は難しい場合があります、特に最前線のスタッフが完全なOfficeスイートにアクセスできない中小企業の場合。cuの構築に時間を費やすことができます。 stom予約サービス、またはMicrosoftをベースにしたMicrosoftの予約ツールを使用することもできます365 プラットホーム。社内外のユーザー向けに設計されたBookingsは、TeamsとExchange Onlineの両方に接続できる柔軟な計画ツールです。

ほとんどのエンタープライズOfficeの一部として利用できます365およびMicrosoft365サブスクリプション、予約の使用は、Microsoftからのユーザーのプロビジョニングの問題です365管理コンソール。Office.comランチャーからBookingsWebアプリにアクセスできます。予約カレンダーに一目でアクセスできるモバイルアプリもあります。これを使用して、新しい予定を手動で追加することもできます。

SEE ：Microsoft Power Platform：それについて知っておくべきこと(無料のPDF)(TechRepublic)

すべての人のための予約

予約は、Microsoftによる主要なMicrosoftのアンバンドリングの一部と考えるのが最適です365ExchangeとSharePointの両方からのサービス、それらを別々のWebとモバイルアプリケーション、およびそれらをTeamsに埋め込む。これは重要な戦略的転換です。完全なプラットフォームはより多くの機能を提供する可能性がありますが、すべてがそれらを必要とするわけではありません。最前線の従業員は、OutlookとExchangeのスケジューリングカレンダーツールのセット全体を必要とせず、顧客の予定をすばやく予約する方法にすぎません。

Microsoftを組み合わせて展開できる組織では365ライセンスの種類、予約がFシリーズのプランの一部であることがわかります。単一の場所ですべての従業員に共有アカウントを提供するオプションを使用して、最前線の従業員をサポートすることを目的としています。シフトを変更しても、サービスや会議の予約に使用されるカレンダーは変更されません。

外部ユーザーは、ビジネスカレンダー全体、または個人または特定のチームのカレンダーに関連付けられた予約ページにアクセスできます。デスクトップまたはモバイルブラウザ。予約ページは、電子メールやSMSを介して送信されるリンク、または企業のFacebookページなど、多くのチャネルで配信されるのに十分な柔軟性を備えています。ホームページなどの任意のHTMLサイトに埋め込むこともできます。

この柔軟性により、ユーザーは簡単に操作できます。英国の一部では、予約ベースのサービスを使用してCOVIDワクチンの予約を管理し、MicrosoftGraph接続とPowerAutomateフローを使用してカレンダーをNHSシステムにリンクしました。人々が予防接種を受ける資格を得ると、予約ページへのリンクがテキストメッセージで送信され、利用可能な予定が表示されました。

予約の開始

予約の開始ユーザーは十分に迅速かつ簡単です。 office.comのOfficeポータルで、[すべてのアプリ]を選択して予約アプリを表示し、[今すぐ入手]ボタンをクリックします。管理者が有効にしている場合は、予約カレンダーの名前を尋ねられます。すでに存在する場合は、検索オプションを使用して接続できます。 1つ作成する必要がある場合は、会社の名前とタイプを入力してください。これにより、予約アカウントが設定され、既存のOutlookカレンダーをリンクして、他のスタッフの空き時間情報を確認できます。

カレンダーとの統合は、他のイベントが予定をブロックできることを意味します。これにより、二重予約が回避され、スタッフが過負荷になったり、重要な会議がキャンセルされたりすることがなくなります。また、営業時間を設定して予約を制限したり、家族やその他のコミットメントを持つチームメンバーを説明するためにスタッフに独自のカスタム時間を与えることもできます。

スタッフメンバーはMicrosoftを持っている必要はありません365 アカウント。必要なのは有効なメールアドレスだけなので、予約やスケジュールの変更の詳細を示すメッセージを受け取ることができます。ただし、実際には、MicrosoftでBookingsを使用することには多くの価値があります26。もちろん、主な利点は、カレンダーの自動更新とTeamsアプリへのアクセスです。特定のスタッフを管理者として設定して、ユーザーを追加および削除したり、スケジュールされた予約を編集したりする権限を与えることができます。

他の役割では制御が弱くなります。たとえば、視聴者は自分(および同僚)のスケジュールを表示できますが、変更を加えることはできません。ほとんどのスタッフは視聴者ですが、特定のスケジュールされたイベントにのみ参加し、カレンダーへのアクセスを必要としない場合は、ゲストになることもあります。一部のユーザーをスーパーユーザーにして、カレンダーを管理する機能を使用することもできますが、予約ではスケジュールを設定できません。これには、PowerShellを使用する必要があります。他のほとんどの管理ツールは、BookingsのWebユーザーインターフェイスを介して行われます。

参照：採用キット：Microsoft Power BI Developer

(TechRepublic Premium)

組織のカレンダーを作成し、それにスタッフを追加したら、次の定義を開始できますビジネスサービス。これらは、予約を分類し、外部向けのセルフサービス予約を強化するために使用されます。サービスは、名前、説明、オンラインかどうか、デフォルトの期間、予定と価格の間のバッファ時間(サービスの場合)を取得します。その他の機能により、顧客は自分の予約を再スケジュールおよびキャンセルしたり、フォローアップの予定を追加したりできます。同時に、予約ポリシーを設定できます。たとえば、顧客が予約を作成できる期間を事前に制御したり、営業時間とキャンセルポリシーを定義したりできます。

予約で顧客と協力する

たとえば、ヘアサロンの予約を設定しているので、単純なカットから複雑なスタイリングまで、さまざまな予約タイプすべてに対応するサービスを作成できます。これらは価格設定と期間の追加が可能なため、顧客は支払う金額を把握でき、収益を予測して、予約したサービスをカバーするのに十分なスタッフを確保できます(または、顧客が特定のスタッフとのセッションを予約できるようにすることもできます)。 )。収益に関する通知を受け取ることができるため、特定のサービスに優先順位を付けて、ビジネスがそのコストをカバーしていることを確認できます。レポートは、TSV(タブ区切り変数)ファイルとして4か月のブロックで利用でき、ExcelやSageなどの他の会計ツールですぐに使用できます。

システムは、ユーザーにリマインダーと確認を自動的に送信します。、.icsカレンダーファイルと適切に設計された確認メッセージを使用します。これらのメッセージをカスタマイズでき、米国の顧客もSMSメッセージを送信できます。 Teamsアプリを使用している場合は、通知に関する追加の追跡データがあるため、Microsoftが3月にSMSサービスの課金を開始する準備ができています2022。

Teamsの統合により、2つのアプリケーションの組み合わせを中心に仮想会議をすばやく構築できます。マイクロソフトでは、これらの会議を「仮想訪問」と呼んでおり、スタッフはチームカレンダーで会議の招待状を受け取ります。 TeamsBookingsアプリをインストールする必要はありません。 Webアプリを使用せずにカレンダーとスタッフを管理する必要がある管理者向けです。適切な業種を選択することで、自動カスタマイズと事前入力された予定の種類を利用できます。

Teams Bookingsアプリは、電話やその他のツールを使用して会議をスケジュールするスタッフに最適です。必要に応じて、予定を作成したり、スタッフを選んだり、メモを追加したりできます。この情報は、結果として生じるTeamsの電話でスタッフを準備するのに役立ち、電話の準備に必要な詳細を提供します。

パンデミックによって作業パターンが依然として混乱しており、元の状態に戻る可能性は低いです。通常の」ツールや予約などのツールは、同じツールを使用して仮想予定と物理的な予定の両方を簡単に管理するための重要な方法を提供します。これらは使いやすく、Outlookの手動プロセスやExchangeに対して実行されるカスタムアプリを使用して、Officeの一部として提供される集中ツールに変換します365またはMicrosoft365サブスクリプション。以前は専門家向けのツールであったものが、今では私たちの残りの部分に用意されています。これは、最前線のスタッフと顧客の両方にとって良いことです。