Microsoft365のAIミーティングスケジューラを活用する方法

何ですかMicrosoft365のスケジューラサービス？

そのため、MicrosoftのSchedulerサービスは、自然言語のAIツールとMicrosoft Graphに基づいて構築されており、会議の適切な時間を見つけるのに役立ちます。これは、AzureのCognitive ServiceのLUISで使用されているようなインテントベースのモデルを使用してカレンダーを調整し、リクエストから要件を抽出することを目的としています。システムはインタラクションから学習するように設計されているため、最初のインタラクションには、「大きな会議室」などのフレーズの意味を明確にする必要がある場合があります。

Cortana搭載スケジューラと元の音声の違いの1つ-Windows Phoneの仮想アシスタントは、これが電子メールを利用したサービスであるということです。リクエストはメールボックスに送信されます。メールボックスは、スケジューラワークフローサービスへのインターフェイスとしてCortanaを使用します。ナチュラルユーザーインターフェイスは、音声やジェスチャーである必要はありません。 「金曜日にマーケティングチームの会議を設定してください」というカジュアルなメールにすることができます。

参照：Microsoft365：チートシート(無料PDF)(TechRepublic)

自分でそれを行っている場合は、 Outlook、すべての人が同じ方法で時間をブロックするわけではないことを発見するだけです。代わりに、Schedulerがすべてを処理し、カレンダーを確認し、メッセージを送信して時間を交渉し、最後にカレンダーの招待状を作成します。必要なのは会議に出席することだけです。

このようなツールの利点の1つは、社外の参加者に適した時間を選択するプロセスを自動化できることです。スケジューラは、Microsoft Graphを介して空き時間情報にアクセスできるため、最初に内部の参加者に役立つ時間のブロックを見つけることができます。次に、それを使用して、外部の招待者に可能な時間を提案し、最初の招待で全員に提案できる一連の時間を交渉することができます。社内チームはこれらのメールに気を取られることはありません。すべてスケジューラによって処理され、受信トレイに表示される最後のカレンダーの招待状だけが表示されます。

Microsoft365のスケジューラサービス

スケジューラーにはExchange Online対応のMicrosoft

Schedulerサービスにサブスクライブしたら、Schedularを設定する必要があります。 -ドメイン内の特定のメールボックス。これには、SMTPアドレスの一部として「cortana.scheduler@youremail.com」のような名前Cortanaが含まれている必要があります。作成したら、Scheduler Assistantメールボックスとして指定する必要があります。

MicrosoftはPowerShellを提供していますスケジューラメールボックスの作成と管理に役立ちます。すべてのExchangeOnlineサービスと同様に、使い慣れたPowerShell管理モジュールを使用して、テナントを構成および接続します。接続したら、メールボックスをリソースメールボックスとして作成し、カレンダー以外のメッセージを保持するように構成されていることを確認します。部屋や設備などのリソースのデフォルトでは、カレンダー情報のみが保持されるため、メールボックスは予約の記録として機能します。メール本文の内容に依存するSchedulerのようなサービスの場合、メッセージを自動的に削除することはできません。それらは処理と記録のために保持する必要があります。マイクロソフトは30をお勧めします-日保持ポリシー。これにより、要求を満たすための証跡がありますが、メールボックスに数年分の要求を入力しません。

メールボックスが作成されたら、それをスケジューラに割り当てることができます。繰り返しになりますが、これは、SchedulerAssistantとして使用できるPowerShellの1行です。最後に、正しく設定され、使用できる状態になっていることを確認します。

参照：Microsoft PowerShell：就業日を自動化する方法を学ぶ(TechRepublic Academy)

Cortanaとの会議の計画

会議出席依頼をSchedulerに送信できるようになりました。ただし、メッセージスレッドに追加することに飛び込んではいけません。代わりに、簡潔な言語を使用して、シンプルで比較的簡単にメッセージを解析できるリクエストを作成するのが最適です。「の時間を見つけてください-来月初めの議事録。」スケジューラメールボックスとともに、会議に含めるすべての人をメッセージに追加します。現在、最大5人で使用することをお勧めします。したがって、全員参加の会議を設定するために使用しないでください。

内部連絡先を使用する場合、それらのカレンダーはスケジューラサービスに適切なシグナルを提供します。外部の連絡先は、内部の参加者の邪魔をすることなく、内部ユーザーと外部ユーザーの両方で機能する会議の交渉に使用される時間の要求を受け取ります。別のタイムゾーンの参加者に適した会議時間を必要とする場合は、最初のメッセージにそれを含める必要があります。カナダにいて、ドイツに誰かを含める必要がある場合：「来週CETで機能する1時間の会議をスケジュールします。」スケジューラサービスが主催者に追加のリクエストを行う場合がありますが、これらはかなりまれなはずです。

AIに少し人がいますか？

スケジューラーの重要な側面は、それが完全に人工知能ではないということです。システムが追加の洞察を得るために人間にメッセージを送信できるエスカレーションモードがあります。これらは、セキュリティとプライバシーの認定を受け、訓練を受けたコールセンターのスタッフであり、Cortanaスケジューラのメールボックスに直接送信されたメッセージのみを表示できます。スレッド内の他のメッセージを表示することはできませんが、Cortanaを介して送信されたメッセージの引用符を表示することはできます。

会議を完全に非公開にしておきたい場合は、特定の会議スケジュールメッセージのみをスケジューラに送信するか、まったく使用しないでください。エスカレーションスタッフがメッセージを漏らす可能性は低いですが、それを考慮する必要があるリスクです。スケジューラに送信されるメールも暗号化できません。暗号化されていないメールでのみ機能し、他のすべてを拒否します。

スケジューラプロセスに人間が関与していることは驚くべきことではありません。私たちは、自然言語の機械学習ツールを通じて意図を明らかにする初期の段階にあります。スケジューラのようなものは、リクエストを簡単に解析できるようになりますが、正式でない電子メールでは苦労します。そのため、AIの拡張として人が必要であり、リクエストを理解するために必要な追加情報を提供します。人間によるエスカレーションによってシステムに提供されるのは、メールの内容ではなく、使用されている言語の意味を理解するための新しいトレーニングデータです。

Schedulerは、非常に焦点を絞ったボットであり、設計されています。その能力を最大限に発揮するために1つのことをすること。私たちにとって幸運なことに、それは時間と手間がかかるものであり、まさにコンピューターが得意とする種類のものです。唯一の本当の問題は、あなたのためにあなたの会議を組織することが$の価値があるかどうかです。 月。

関連項目

• 自宅での作業：リモートを正しく取得する方法(無料のPDF)(TechRepublic)
• “この会議は電子メールであった可能性があります：”人々はビデオ通話で音を立てます(TechRepublic)
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