ユーザーがGoogleWorkspaceを使い始めるのに役立つ5つのステップ
基本のウォークスルーは、新入社員がWindowsまたはmacOSシステムでGoogleWorkspaceを使用するように設定するのに役立ちます。ここでは、彼らが素晴らしいスタートを切るのに役立ついくつかの分野を取り上げます。
舞台裏では、Google Workspace管理者は、組織への新しい追加作業を開始する前に、あらゆる種類のアクションを実行します。これには、さまざまなGoogleWorkspaceアプリの動作に影響を与える何百もの構成設定が含まれます。また、組織に不慣れな人ごとにアカウントを作成することも意味します。
ただし、組織に参加した最初の日には、追加のタスクが残ります。サインインして作業する準備ができました。 1回のセッションで、特に初日に、情報が多すぎると人々を圧倒するのは簡単です。
次の5つのステップは、情報が多すぎる場合と少なすぎる場合のバランスが取れていることがわかりました。これらの手順は、具体的には、WindowsまたはmacOSデスクトップまたはラップトップでGoogleWorkspaceを設定しているユーザーを支援するために使用することをお勧めします。 (Chrome OSとモバイルデバイスのGoogle Workspaceのセットアップには異なる手順が必要ですが、これについては後ほど説明します。)したがって、誰かが組織に参加した最初の日に、ITチームの誰かに次の方法で新しい人を支援してもらうことをお勧めします。アクティビティと情報。
参照:Google Meetの使用方法(無料PDF)(TechRepublic)
1。 Chromeをインストールしてサインインします
まず、Chromeをダウンロードしてインストールします(図A)。 Google Workspaceアプリは、Safari、Microsoft Edge、Firefoxなどの最新のデスクトップブラウザで動作します。ただし、GmailやGoogleカレンダーのオフラインアクセスなどの一部の機能は、Chromeでのみ機能します。コンピューターで仕事や学校でGoogleWorkspaceを使用する場合は、GoogleChromeにログインしているときに使用することを強くお勧めします。
図A
Chromeをインストールしたら、ChromeでGoogleWorkspaceアカウントにログインします。 Chromeに設定の同期を許可することをお勧めします。これにより、アカウントに関連付けられているブックマーク、履歴、およびその他の設定をシステム間で同期できます。別のコンピューターでChromeにサインインした場合、同期は、さまざまなデバイス(デスクトップやラップトップなど)だけでなく、さまざまなオペレーティングシステム(Windows、macOSなど)でもChromeで一貫したエクスペリエンスを提供するのに役立ちます。
2。デスクトップ用Googleドライブをインストールしてサインインする
WindowsおよびmacOSシステムでは、デスクトップ用Googleドライブをダウンロードしてインストールすることをお勧めします(図B)。インストールすると、コンピュータに保存されているファイルにアクセスするのと同じように、Googleドライブに保存されているファイルを参照、開いて保存できます。デスクトップ用ドライブを使用すると、Google Workspaceアプリだけでなく、ローカルにインストールされたアプリケーションでもGoogleドライブを簡単に使用できます。たとえば、Microsoft Wordを使用してローカルで新しいドキュメントを作成し、それをGoogleドライブに保存することができます。そしてもちろん、Drive for Desktopを使用すると、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを参照して操作できます。
図B
3。 Gmailで、チャットと会議を有効にします
2つの設定を調整することで、GmailはメールだけでなくチャットとWeb会議。 Gmailで、[設定]スプロケット| [設定]を選択します。すべての設定を表示|チャットとミート(タブ)、チャットがGoogleチャット(オフではない)に設定され、ミートがメインメニューにミートセクションを表示するように設定されていることを確認します(図C)。 [変更を保存]ボタンを選択して、Gmailでチャットとミートの両方を利用できるようにします。
図C
さらに、誰かがGmailを使い始めるのを手伝うとき、私は通常、ページ上の4つの項目を指摘します:
- 新しいメールを作成するための[作成]ボタン
- メールを検索するための検索ボックスと[検索オプションの表示]アイコン
- Gmail内のカレンダー、キープ、タスクにアクセスするためのサイドパネル
参照:Google WorkspaceとMicrosoft365:チェックリスト付きのサイドバイサイド分析(TechRepublic Premium )
4。カレンダーでタイムゾーンと勤務時間を設定する
Googleカレンダーでタイムゾーンと勤務時間の両方を適切に設定すると、少なくとも不便な時間に誤って会議に招待される可能性があります。カレンダーで、設定スプロケット|を選択します。 [設定]をクリックし、[タイムゾーン]までスクロールします。必要に応じて、現在地を正確に反映するように調整します(図D、左)。オプションで、セカンダリタイムゾーンを表示することもできます。通常、これは同僚の多くが勤務する場所か、UTC /協定世界時のいずれかです。 [勤務時間と場所](利用可能な場合)まで下にスクロールして、[勤務時間を有効にする]を選択します。標準のスケジュールを反映するように毎日の時間をカスタマイズします(右の図Dを参照)。
図D
誰かがGoogleカレンダーを使い始めるのを手伝うとき、私は通常指摘します:
- 表示されるタイムスパンを変更するためのビュースイッチャー
- 同僚のスケジュールを検出して表示するための[他のカレンダーの追加]オプション
見る: Googleカレンダーの使用方法:6つのヒント(TechRepublic)
5。ユーザーにGoogleドライブを簡単に紹介します
これらの2つの重要な構成変更を行った後、ユーザーにGoogleドライブを紹介します。つまり、Googleドライブを開いて、アクセスできるフォルダとファイルを保持する(ただし、他のユーザーと共有される場合とされない場合がある)マイドライブと、アクセスレベルが異なるフォルダとファイルを保持する共有ドライブの基本的な違いを説明します。各共有ドライブメンバーのアクセス許可レベルに基づく(図E、左側のメニュー)
図E
Googleドライブを使用している間、私はlsoは通常、その人に[マイドライブ]を選択するように依頼し、[+新規]ボタンをクリックします。これにより、新しいフォルダの作成、アイテムのアップロード、または新しいファイル(新しいGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなど)を作成するためのオプションを提供するメニューが表示されます。
検索ボックス(および検索オプションアイコン)とアプリランチャーアイコン。
参照:G Suite共有ドライブの使用を開始する方法(TechRepublic)
どの手順をお勧めしますか?
もちろん、GoogleWorkspaceを初めて使用する人が役立つと思われるセットアップ手順は他にもたくさんあります。 Gmailをホームページとして自動的に開くようにChromeを設定する人もいます。頻繁に使用するWorkspaceアプリ(Gmail、カレンダー、ドライブ、ドキュメントなど)をブックマークするものもあります。多くの場合、人々はオフラインアクセス用にGmail、カレンダー、ドライブを設定します。
組織での初日に人々がGoogle Workspaceを使い始めるのを支援するとき、どのような手順を実行しますか?もっと長いリストをカバーしていますか?それとも、はるかに少ないセットアップ手順に焦点を合わせていますか?以下のコメントまたはTwitter(@awolber)で、あなたがカバーしているGoogleWorkspaceのコア知識を教えてください。
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関連項目
- GoogleDocsのパワーになる方法ユーザー(無料PDF)(TechRepublic)
- パワーチェックリスト:ローカルメールサーバーからクラウドへの移行(TechRepublic Premium)
- 組織内の全員がアクセスできるG Suiteブックマークを追加する方法(TechRepublic)
- 5つの簡単なステップでGoogleアプリを設定する方法(TechRepublic)
- 組織(TechRepublic)でGoogleのChromeブラウザを展開および管理する方法