ダークデータの危険性：データを管理し、リスクを軽減する方法

ダークデータは企業にとって大きな課題であり、すぐになくなることはありません。幸いなことに、ダークデータとそれに伴うリスクを減らす方法があります。

の上暗い(または見えない)データを見る方法は、オンプレミスとオフプレミスのすべての紙のファイル、クローゼットと棚に基づくファイル、およびデジタル化されていないその他の種類の情報について考えることです。従業員はすぐにアクセスできません。最近のデジタル化への組織的な取り組みにもかかわらず、この隠されたデータはまだたくさん浮かんでいます。

ダークデータのより広く単純な定義もあります。これには、インスタントメッセージやビデオ通話の記録など、気付かない可能性のある電子情報や、検索可能なデータリポジトリに一元化されていないその他のコンテンツが含まれる場合があります。

「ダークデータとは、ハイランドのCTOであるブライアンレミントン氏は、エンタープライズコンテンツ管理ソリューションを提供していると述べています。「一度発見されると、暗いデータはもはや暗いデータではありません。」

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COVIDの大流行の間、多くの組織が高度に分散されたリモート環境で作業してきました。これにより、ダークデータの増加が促進されました。

「従業員は、ビデオ通話からドキュメントの共有や電子メールへのアクセスまで、会社が指定したラップトップも使用しています」とレミントン氏は述べています。「これにより、企業のストレージに大量のダークデータが発生します。さらに、従業員は一元化されたコンテンツをローカルのラップトップにコピーし、変更後にアップロードしない可能性があります。」

レミントンは、ますます多くのダークデータが常にそれを管理し、ビジネスインテリジェンスとガバナンスの目的で適切に再検討および活用されていることを確認します。さらに、従業員が退職すると、企業はダークデータを見逃すことで知的財産や企業の記憶を失うリスクがあります。

ダークデータを管理しないリスクはどれほど深刻ですか？

まず、ダークデータを管理していないと、法的、セキュリティ、コンプライアンスのリスクが生じる可能性があります。あなたの会社が訴訟中であり、法的証拠開示プロセスの一環としてこのデータにアクセスする必要がある場合はどうなりますか？

次に、ダークデータにアクセスできないと、主要な意思決定者が組織に対して誤った決定を下す可能性があります。。

第3に、かなりの無駄が生じる可能性があります。この無駄は、従業員が必要な情報を検索して取得するのに時間がかかるため、従業員の生産性が失われるという形で発生します。データを使用せずに保存することは無駄であるため、ストレージコストも増加します。

第4に、ダークデータの問題は企業のデータサイロの原因になります。「最大の目的は、ダークデータを適切に分類および管理し、ビジネスインテリジェンスのために分析できるようにするために、ダークデータを発見することである必要があります」とレミントン氏は述べています。「調査すべき重要なことの1つは、ダークデータの各サイロがどのようにしてそのようになったのか、そして将来それが発生するのを防ぐのに役立つプロセスとツールを特定することです。」

企業がダークデータを削減するために使用できるプロアクティブなアプローチの1つは、従業員のデータ保存ポリシーを作成し、これらのポリシーについて従業員をトレーニングおよび再トレーニングすることです。

参照：電子データ保持ポリシー(TechRepublic Premium)

監査を実施して、データ(およびデータ変更)が個々のワークステーションと中央データリポジトリ間で同期されていることを確認することもできます。

これらの手順は両方とも、企業の「ダークホール」を排除するのに役立ちます。ダークデータが作成する情報。

「ダークデータが消えるまでにはしばらく時間がかかるだろう」とレミントンは認めた。「しかし、当面の間、組織はデータのバックログを処理しながら、リアルタイムで作成されるデータに取り組むために最善を尽くす必要があります。長期的には、これは企業が目標を達成するのに役立ちます。」