ルールを使用してOutlookで電子メールを転送する方法

メールの転送は簡単な作業ですが、同じ人に頻繁にメッセージを転送する場合は面倒です。その場合は、Microsoft Outlookでルールを作成して、メッセージを転送してください。

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画像:iStock / Igor Kutyaev

メッセージは送受信されます。最も頻繁な電子メールタスクの1つは、受信者リストにない人にメッセージを転送することです。それは私たちにとって第二の性質です。毎週のステータスレポートを上司に転送するか、配偶者にメッセージを転送して、親友と一緒に両方の夕食の計画を受け入れたことを知らせることができます。メッセージをそのまま転送することも、Outlookに独自の新しいメッセージを入力することもできます。この記事では、特別な労力をかけずに特定のメッセージを転送するルールを作成する方法を紹介します。

参照: 83すべてのユーザーが習得すべきExcelのヒント(TechRepublic)

私はMicrosoftを使用しています365ウィンドウズ 1064-ビットシステムですが、以前のバージョンを使用できます。 Outlook for theWebで転送を利用できます。デモンストレーションファイルはありません。必要ありません。

メールの転送について

手動で転送する場合同じ種類のメッセージを同じ人に送信することが多い場合は、Outlookで、メッセージを適切に転送するルールを作成できます。時間の大幅な節約にはならないように思われるかもしれませんが、複数の種類のメッセージで十分な頻度で実行すれば、覚えてから実際に実行する手間を省くことができます。ルールを使用することについて1つの欠点を強調したいのですが、ルールはnot

がいつかわからないのです。 メッセージを転送します。たとえば、転送してはならない機密情報をこれらのメッセージで頻繁に受信する場合は、そのメッセージのルールを一時停止することを忘れないでください。長期的には、手動で転送するよりも難しい場合があります。または、上司に転送するクイックステップを作成します。余分なクリックですが、手動で転送するよりも少し速く、転送すべきでない場合は安全です。

Outlookでルールを作成する方法

実際に実行する前にルールを作成し、状況について話し合いましょう。クライアントから特定のサービスリクエストの通知を受け取ったとします。上司は、1人のクライアントからのこれらの要求について知りたいと考えています。この場合、本当に必要なのはクライアントの電子メールと上司の電子メールだけなので、このルールは簡単に作成できます。

  1. まず、受信トレイをクリックします。問題のクライアントからのメッセージがある場合は、それを選択します。そうでない場合は、どのメッセージを選択してもかまいません。
  2. 必要に応じて、[ホーム]タブをクリックします次に、([移動]グループの)[ルール]ドロップダウンをクリックします。
  3. 結果のドロップダウンリストで、ルールを作成します。
  4. 表示されるダイアログには情報が自動的に入力されます選択したメッセージから、それを無視して[詳細オプション]をクリックします。
  5. ルールウィザードダイアログで、いくつかリンクは同じ方法で自動入力されますが、ここで変更できます。
  6. 最初のルールをクリックします、Fromx(wherexは、選択したメッセージの送信者であり、問​​題のクライアントである場合とそうでない場合があります)。
  7. そのオプションをクリックすると、ルールが更新されます下のペインに表示されます(ステップ2)。送信者を変更する必要がある場合は、リンクをクリックして[ルールアドレス]ダイアログを使用し、[差出人]コントロールで送信者を削除してから、適切な送信者をダブルクリックします。この場合、図Aに示すように、TechRepublic.comの電子メールsusansalesharkins@gmail.comを使用しています。 。
  8. [OK]をクリックすると、ステップ2が更新されます選択したアドレスで。
  9. [次へ]をクリックします。
  10. 今回は、転送を確認してください人々またはパブリックグループへのオプション(図B)。
  11. 転送リンクをダブルクリックし、上司のメールアドレスを選択し、[OK]をクリックします。 (私は同じ電子メールアドレスを使用して、物事を単純にしますが、2つの電子メールアドレスで作業します。)更新されたルールは、メッセージを転送するようになりました。
  12. [次へ]を2回クリックして、名前を入力しますボスに転送などのルールの場合。受信トレイに転送する必要のあるメッセージがある場合は、[受信トレイに既にあるメッセージでこのルールを今すぐ実行する]をオンにします。私たちの目的では、チェックされている[このルールをオンにする]オプションだけで十分です。これをテストするときは、メッセージの送信を開始する準備ができるまで上司のアドレスを使用しないことをお勧めします。
  13. [完了]をクリックします。

図A

 送信者をダブルクリックして[OK]をクリックします。

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ダブル-送信者をクリックして[OK]をクリックします。

図B

 転送オプションを選択します。

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転送オプションを選択します。

この時点で、ルールが設定され、使用を開始できます。クライアントからメールが届くと、次にメールを送信するときにOutlookが自動的にメッセージを上司に転送します。その最後の部分は重要です。電子メールを手動で送受信する場合、転送されたコピーは、次に電子メールを送信するまで送信トレイに残ります。

Outlookでルールの例外を作成する方法

これは、クライアントから受信したすべてのメッセージを上司に転送する単純なルールです。ステップで12最後のセクションで、[次へ]を2回クリックし、例外オプションのセクションをスキップします。必要に応じて、ルールをさらにカスタマイズできます。たとえば、上司が受信者のリストに含まれている場合、上司はすでにメールを受信して​​いるため、メールを転送したくないでしょう。このような場合は、[人またはパブリックグループに送信された場合を除く]オプションをクリックして、上司の電子メールアドレスを選択します。

ルールに慣れていない場合は、さまざまなオプションを確認して、それらを使用できるようにしてください。さらに、常にルールをテストして、期待どおりに機能することを確認してください。最後に、このようなルールを忘れがちであり、すべての状況で機能する例外があるわけではありません。その場合は、ルールを一時的に一時停止または更新することを忘れないでください。

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